За да развиваме и поддържаме своя бизнес, е необходимо от време на време да организираме различни събития. Фирмените събития са невероятно ефективен инструмент, който ни помага да поддържаме своя имидж и да разпалваме интереса на своите служители, клиенти и партньори.
Но организацията на един евент не е никак лесна задача, тъй като изисква внимателно планиране дори на най-дребните детайли. Затова ви предлагаме кратък списък за организацията на успешни събития.
Кой ще бъде екипът, който ще участва в организацията на това събитие?
След като поставим целите на своето събитие, идва ред на определянето на екипа, който ще се грижи за неговото осъществяване.
Препоръчително е да имаме един Event/Project мениджър, който да управлява цялостната координация на екипа и проекта, докато останалите членове се концентрират в планирането и организирането на различни аспекти като: избор на мястото на провеждане, организация на лектори, продажба на спонсорски пакети, набиране на доброволци и др.
С какъв бюджет разполагаме?
Правилното определяне на бюджета е една от най-важните части в организацията на едно събитие, тъй като без него и най-добрата идея може да се провали.
Някои от ключовите пера в бюджета могат да бъдат:
– Наем на място за събитието
– Разход за персонал, който може да включва и допълнителни разходи за транспорт и настаняване
– Разход за кетъринг, храни и напитки
– Разход за озвучаване и забавление
– Разход за маркетинг и реклама, които са основополагащи за доброто разпространение на едно събитие, и др.
Дори и да не можем да фиксираме някои от тези разходи, е добре да предвидим максималната сума, която можем да отделим.
Създаваме план
Не, „Всичко е в главата ми“ не е мантрата, която трябва да си повтаряме, когато стигнем до тази стъпка.
Напротив, след като знаем какви ще бъдат разходите ни и с какво време за подготовка разполагаме, е време да се заловим за истинската работа и да разпишем подробно цялостния си план за организация. Това ще ни позволи да сме по-организирани, по-координирани и по-лесно да проследяваме прогреса по всеки един аспект на събитието. А също така, ако организираме подобно събитие още веднъж, вече ще имаме документирано ноу-хау, което да използваме повторно.
Цялостният план за организация на нашето събитиe трябва да обхваща всички дейности, свързани с:
- Мястото на провеждане, логистика и управление на кетъринга
- Лекторите и презентаторите
- Заниманията и забавленията в паузите
- Управление на спонсори, партньори и доброволци, и др.
Запазваме мястото за провеждане на събитието
Датата? Планирана! Бюджетът? Направен! Планът? Разписан!
Вече спокойно можем да запазим желаното от нас място, на което ще проведем събитието. И колкото по-рано успеем да го направим, толкова по-добре.
Когато избираме мястото на събитието е необходимо да предвидим:
– Неговият размер. Едно събитие за 50 души изисква крайно различно пространство от това, което ще изберем, ако организираме конференция за 500 човека. Ето защо капацитетът на локацията трябва да отговаря на мащаба на планираното събитие.
– Достъпност. Локацията намира ли се на лесно за нашите гости място? Ще имаме ли достатъчно пространство на входа и асансьорите, за да осигурим безпроблемното им придвижване? Имаме ли паркинг в непосредствена близост до мястото на събитието?
– Техническа база. Ще разполагаме ли с необходимото озвучаване, сцена и презентационна техника? Ще имаме ли интернет достъп?
Да намерим своите ключови партньори и спонсори
Когато организираме своето мащабно събитие, винаги можем да си партнираме с други компании, които да ни помогнат в разгръщането на потенциала му. Например, такива партньори могат да бъдат корпоративни спонсори, които смятат нашата целева аудитория за ценна и биха искали да увеличат своята видимост или организации, които могат да се включат като доброволци.
Важно е да запомним, че една компания може да ни бъде спонсор единствено ако вижда ясна полза от партньорството си с нас. И в подобна ситуацията нашите умения да убеждаваме и продаваме своята идея са определящи за успеха на нашето събитие.
Как ще протече самият ден на събитието?
Последната стъпка в успешната организация на нашето събитие е да си създадем адженда за самия ден на провеждане. За да сме сигурни, че сме готови за всичко, е добре да подготвим списък със задачи, които стъпка по стъпка да ни преведат през всяка една отговорност, която нашият екип има в деня на самото събитие независимо дали то се организира за конференция за биткойн цена или за отбелязване на личен юбилей.